Impressum, Datenschutz und AGB

Impressum

Angaben gemäss § 5 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) und § 18 Abs. 2 Medienstaatsvertrag (MStV).

Anbieter

klinovo ist ein Angebot der Stage One Personal GmbH.

Firma

Stage One Personal GmbH

Anschrift

Subbelrather Str. 15A
50823 Köln
Deutschland

Sitz der Gesellschaft

Köln

Vertreten durch

Geschäftsführer Vahid Nowzari

Registergericht

Amtsgericht Köln, HRB 114348

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

DE464816808 (gemäss § 27 a UStG)

Kontakt

E-Mail

info@klinovo.de

Datenschutz

datenschutz@klinovo.de

Telefon

+49 221 650 84 29 100

Verantwortlich für journalistisch-redaktionelle Inhalte

Vahid Nowzari, Anschrift wie oben (§ 18 Abs. 2 MStV).

Verbraucherstreitbeilegung

klinovo richtet sich an Arbeitgeber im Gesundheitswesen und an klinische Fachkräfte. Zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle sind wir weder bereit noch verpflichtet.

Haftung für Inhalte und Links

Die Inhalte dieser Seiten werden mit Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit der Angaben in Stellenanzeigen ist der jeweilige Arbeitgeber verantwortlich; klinovo prüft, dass die Pflichtangaben vorhanden sind, nicht ob sie zutreffen. Für Inhalte verlinkter Seiten sind ausschliesslich deren Betreiber verantwortlich.

Urheberrecht

Die auf diesen Seiten erstellten Inhalte und Werke unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Logos und Kennzeichen der Arbeitgeber sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden mit deren Zustimmung im Rahmen der gebuchten Anzeige verwendet.

Datenschutzerklärung

1. 1. Verantwortlicher
2. 2. Geltungsbereich
3. 3. Grundsätze des Matchings
4. 3a. Begriffsbestimmungen
5. 3b. Kategorien betroffener Personen
6. 3c. Kategorien personenbezogener Daten
7. 4. Verarbeitungstätigkeiten
8. 5. Herkunft der Daten
9. 6. Empfänger und Offenlegung
10. 7. Dienstleister und Drittlandtransfers
11. 8. Cookies und lokale Speicherung
12. 9. Pflicht zur Bereitstellung
13. 10. Ihre Rechte
14. 11. Löschung, Kontoende und Nachweise
15. 12. Sicherheit und Vertraulichkeit
16. 13. Änderungen
17. 14. Detaillierte Informationen zum KI-gestützten Matching
18. 15. Keine Nutzung für allgemeines Modelltraining
19. 16. Öffentliche Stellen- und Kontaktdaten
20. 16a. Ansprache klinischer Fachkräfte aus öffentlichen beruflichen Quellen
21. 17. Empfängerwechsel und eigenständige Verantwortlichkeit
22. 18. Datenschutz bei Support, Administration und Auswertung
23. 19. Minderjährige
24. 20. Kontakt zur Ausübung von Rechten

Fassung 3 · gültig ab 21.09.2026

1. Verantwortlicher

Stage One Personal GmbH Subbelrather Str. 15A, 50823 Köln Handelsregister: Amtsgericht Köln, HRB 114348 Geschäftsführer: Vahid Nowzari E-Mail: info@klinovo.de Telefon: +49 221 650 84 29 100

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen derzeit nicht vor. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an datenschutz@klinovo.de.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch von klinovo.de, bei der Registrierung und Nutzung eines Kandidaten- oder Arbeitgeberkontos, beim KI-gestützten Matching, bei Kontaktanfragen, bei Direktbewerbungen, bei der Ansprache aus öffentlichen beruflichen Quellen, im Vermittlungsprozess, bei Support- und Vertriebsanfragen sowie bei Abrechnung und Zahlungsabwicklung.

3. Grundsätze des Matchings

Klinovo vergleicht strukturierte Angaben aus Kandidatenprofilen mit Anforderungen aus Stellenanzeigen. Hierzu werden regelbasierte Verfahren und KI-Modelle eingesetzt. Die Ergebnisse sind Match-Vorschläge und enthalten nachvollziehbare Kriterien. Sie ersetzen weder die fachliche Kontrolle durch Klinovo noch die Auswahlentscheidung des Arbeitgebers. Klinovo trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt.

3a. Begriffsbestimmungen

„Kandidat:innen" sind natürliche Personen, die Klinovo zur beruflichen Orientierung, Stellensuche oder Vermittlung nutzen. „Arbeitgeber" sind Kliniken, medizinische Versorgungszentren, Praxen, Pflegeeinrichtungen, Träger oder sonstige Unternehmen, die Personal suchen. „Profil" bezeichnet die Gesamtheit der im Konto hinterlegten Daten und Unterlagen. „Anonymisiertes Talentprofil" bezeichnet die für Arbeitgeber bestimmte, reduzierte Darstellung ohne direkte Identifikatoren. „Kontaktanfrage" ist das Interesse eines Arbeitgebers an einem konkreten Profil. „Freigabe" ist die dokumentierte Entscheidung der Kandidatin oder des Kandidaten, bestimmte Daten für einen bestimmten Arbeitgeber und Zweck offenzulegen. „Direktbewerbung" ist die von der bewerbenden Person selbst veranlasste Übermittlung ihrer Angaben und Unterlagen an einen ausschreibenden Arbeitgeber. „Match" ist eine rechnerisch und/oder KI-gestützt ermittelte Einschätzung der Übereinstimmung zwischen Profil und Stelle.

3b. Kategorien betroffener Personen

• Besucher:innen der Website und Nutzer:innen ohne Konto;
• registrierte und ehemalige Kandidat:innen sowie von ihnen benannte Referenzpersonen;
• Beschäftigte, Bevollmächtigte und Ansprechpartner von Arbeitgebern;
• Bewerber:innen, deren Daten mit ihrer Veranlassung aus einem bestehenden Vermittlungsprozess übernommen werden;
• Personen, die sich ohne Konto direkt auf eine veröffentlichte Stellenanzeige bewerben;
• klinische Fachkräfte, die aus öffentlichen beruflichen Quellen auf eine konkrete Stelle angesprochen werden, ohne bei Klinovo registriert zu sein;
• Geschäftspartner, Dienstleister, Interessenten und sonstige Kommunikationspartner;
• Personen, deren berufliche Kontaktdaten oder Stelleninformationen aus öffentlichen Quellen stammen.

3c. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Nutzung verarbeitet Klinovo Stamm-, Kontakt-, Konto-, Authentifizierungs-, Berufs-, Qualifikations-, Präferenz-, Mobilitäts-, Vergütungs-, Verfügbarkeits-, Dokument-, Bewerbungs-, Ansprache-, Kommunikations-, Vertrags-, Abrechnungs-, Zahlungs-, Nutzungs-, Sicherheits-, Einwilligungs-, Freigabe-, Match- und Protokolldaten. Direkte Identifikatoren und Originalunterlagen werden technisch und organisatorisch von für die anonyme Darstellung bestimmten Profilmerkmalen getrennt, soweit die jeweilige Systemarchitektur dies vorsieht.

4. Verarbeitungstätigkeiten

5. Herkunft der Daten

Wir erhalten Kandidatendaten grundsätzlich direkt von Ihnen. Stellen- und Arbeitgeberdaten stammen vom Arbeitgeber, aus dessen öffentlichen Karriereangeboten, aus öffentlich zugänglichen Fachportalen für Stellenangebote oder aus öffentlich zugänglichen Verzeichnissen. Geschäftliche Ansprechpartner können aus unmittelbarem Kontakt, öffentlichen beruflichen Quellen oder Angaben der jeweiligen Einrichtung stammen. Berufliche Angaben zu klinischen Fachkräften, die wir auf eine konkrete Stelle ansprechen, können aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen stammen (§16a). Werden Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben, informieren wir nach Art. 14 DSGVO innerhalb der gesetzlichen Frist, soweit keine Ausnahme greift.

6. Empfänger und Offenlegung

• Arbeitgeber erhalten vor einer Freigabe nur das vereinbarte anonymisierte Profil. Eine Re-Identifizierung oder Weitergabe ist untersagt.
• Nach einer konkreten Kontaktanfrage erhalten Arbeitgeber Klarnamen und Unterlagen nur nach der dokumentierten Freigabe der Kandidatin oder des Kandidaten.
• Bei einer Direktbewerbung erhält der ausschreibende Arbeitgeber Ihre Angaben und Unterlagen unmittelbar — im Arbeitgeberkonto und, soweit eingerichtet, zusätzlich als E-Mail mit Anhang. Diese Übermittlung ist der Zweck Ihrer Bewerbung; eine gesonderte Freigabe tritt nicht hinzu. Ab dem Zugang verarbeitet der Arbeitgeber die Daten in eigener Verantwortlichkeit (§17).
• Dienstleister erhalten Daten nur im notwendigen Umfang und auf Grundlage eines Vertrages nach Art. 28 DSGVO, soweit sie Auftragsverarbeiter sind.
• Behörden, Gerichte und Berater erhalten Daten, wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht oder dies zur Rechtsdurchsetzung erforderlich ist.

7. Dienstleister und Drittlandtransfers

Soweit Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden, verwenden wir einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, und prüfen ergänzende Schutzmaßnahmen. Kopien der Garantien können unter datenschutz@klinovo.de angefragt werden.

Rechnungen stellen wir selbst; ein Zahlungsdienstleister für Kartenzahlung ist derzeit nicht angebunden. Eine Reichweitenmessung wird zum Stand dieser Fassung nicht eingesetzt; wird eine eingesetzt, geschieht das nur nach Ihrer Einwilligung (§ 8). Ein Einwilligungsverwaltungswerkzeug eines Dritten wird nicht eingesetzt — die Einwilligung wird von uns selbst eingeholt und verwaltet, ohne Datenübermittlung an einen weiteren Anbieter. Kommen weitere Dienstleister hinzu, werden sie vor ihrem Einsatz hier eingetragen.

8. Cookies und lokale Speicherung

Technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speicherzugriffe werden für Login, Sicherheit, Sprache und Sitzungssteuerung eingesetzt. Sie sind für den Betrieb erforderlich und bedürfen nach § 25 Abs. 2 TTDSG keiner Einwilligung. Beim ersten Aufruf dieser Seite wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert; die genannten Cookies entstehen erst durch eine Handlung von Ihnen, etwa eine Registrierung oder eine Anmeldung.

Für einwilligungspflichtige Technologien — Reichweitenmessung und Marketingtechnologien — gilt: Sie werden erst nach Ihrer Einwilligung eingesetzt. Vor dem ersten Zugriff auf Ihr Gerät erscheint ein Einwilligungsbanner mit gleichrangigen Auswahlmöglichkeiten „Nur notwendige“, „Einzeln wählen“ und „Alle annehmen“; die Zwecke sind dort einzeln abwählbar. Ihre Entscheidung wird für sechs Monate in einem Cookie gespeichert und lässt sich jederzeit über „Einwilligung ändern“ im Fuß jeder Seite widerrufen. Ein Widerruf wirkt für die Zukunft.

Woran Sie den aktuellen Zustand erkennen: Erscheint kein Einwilligungsbanner, ist keine einwilligungspflichtige Technologie im Einsatz. Stand dieser Fassung (09.09.2026) wird weder eine Reichweitenmessung noch eine Marketingtechnologie eingesetzt; das Banner erscheint deshalb nicht. Kommt eine hinzu, erscheint es ab demselben Zeitpunkt automatisch, und Anbieter, Zwecke und Speicherdauern werden hier ergänzt.

Was ohne Banner trotzdem geschieht, und warum das kein Widerspruch ist: Wir halten fest, welche Seiten von den Netzbereichen bestimmter Einrichtungen aus aufgerufen werden und welche Seiten jemand aufruft, der einen Link aus einer Nachricht von uns geöffnet hat (§ 4, „Zuordnung eines Aufrufs zu einer Einrichtung"). Dafür wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert und nichts von Ihrem Gerät ausgelesen: Der Link trägt eine Kennung in der Adresse, und Ihre IP-Adresse wird nur im Arbeitsspeicher mit einer Liste von Netzbereichen verglichen und nicht gespeichert. Weil kein Zugriff auf Ihr Endgerät stattfindet, ist § 25 TTDSG nicht anwendbar und eine Einwilligung nicht erforderlich; die Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Über einen Netzbereich erkennen wir die Einrichtung und nie eine einzelne Person. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit unter datenschutz@klinovo.de widersprechen (Art. 21 DSGVO); wir nehmen den betreffenden Netzbereich dann aus der Liste.

9. Pflicht zur Bereitstellung

Pflichtfelder sind für Registrierung, Matching, Bewerbung oder Vertragsschluss erforderlich. Ohne sie können einzelne Funktionen nicht angeboten werden. Freiwillige Felder sind als solche erkennbar. Bitte laden Sie keine Patientendaten und keine für die Stellensuche nicht erforderlichen Gesundheitsdaten hoch.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bei Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen; gegen Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht. Gegen eine Ansprache nach §16a können Sie jederzeit und ohne Begründung widersprechen. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist regelmäßig die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, soweit keine andere Behörde zuständig ist.

11. Löschung, Kontoende und Nachweise

Nach Kontolöschung entfernen wir aktive Profil- und Vermittlungsdaten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, offene Vertragsansprüche, Missbrauchsschutz- oder Einwilligungsnachweise entgegenstehen. Daten werden gesperrt, wenn sie nur noch für diese Zwecke benötigt werden. Backups werden nach 30 Tagen rollierend überschrieben. Konkrete Fristen ergeben sich aus der Lösch- und Aufbewahrungsmatrix unter 4.4.

12. Sicherheit und Vertraulichkeit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere Rollen- und Berechtigungskonzepte, Verschlüsselung bei der Übertragung, Protokollierung sensitiver Zugriffe, Trennung von Klar- und anonymisierten Daten, Sicherungen und Wiederherstellungstests. Originaldokumente wie Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen werden in einem gesonderten, nicht öffentlich zugänglichen Ablageort gespeichert und sind nur über eine berechtigte Anfrage zugänglich. Ein vollständiger Schutz kann nicht garantiert werden.

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Rechtslage, Funktionen oder Dienstleister ändern. Wesentliche Änderungen teilen wir im Konto oder per E-Mail mit, soweit erforderlich. Maßgeblich ist die auf der Website veröffentlichte Fassung.

14. Detaillierte Informationen zum KI-gestützten Matching

Das Matching ist Teil der von Ihnen beauftragten Leistung und erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); es beruht nicht auf einer Einwilligung und ist deshalb nicht gesondert abwählbar. Ohne Matching kann Klinovo seinen Zweck nicht erfüllen. Sie können die Sichtbarkeit Ihres Profils für Arbeitgeber jederzeit einschränken oder beenden.

Für einen Match können insbesondere Fachgebiet bzw. Einsatzbereich, Karrierestufe, Qualifikationen, Berufserfahrung, Tätigkeitswünsche, Arbeitszeit, Vertragsart, Region, Umzugsbereitschaft, Verfügbarkeit, Vergütungsrahmen, Sprachkenntnisse und Ausschlusskriterien mit den entsprechenden Angaben einer Stelle verglichen werden. Vor dem KI-gestützten Vergleich können zwingende Kriterien regelbasiert geprüft werden. Ein Modell kann anschließend Übereinstimmungen, Abweichungen und offene Punkte strukturiert zusammenfassen. Das ausgegebene Ergebnis ist keine mathematisch exakte Erfolgswahrscheinlichkeit und keine Aussage über den persönlichen Wert oder die berufliche Eignung einer Person; es wird als Ergebnisband mit erfüllten und nicht erfüllten Kriterien ausgewiesen und nicht als Prozentwert.

Klinovo speichert für die Nachvollziehbarkeit eines Matches insbesondere die verwendete Regel- und Modellversion, den Zeitpunkt, die herangezogenen Datenkategorien, das Ergebnisband, erfüllte und nicht erfüllte Kriterien sowie gegebenenfalls den Grund eines regelbasierten Ausschlusses. Schutzmechanismen, Sperrlisten und missbrauchsrelevante interne Signale werden nicht gegenüber anderen Nutzer:innen offengelegt. Kandidat:innen können unrichtige Profildaten berichtigen, ein Ergebnis hinterfragen und eine menschliche Überprüfung verlangen; wie und wo, steht unter 4.9.

Bewirbt sich eine Person direkt und liegt zu ihr ein Profil vor, kann dem Arbeitgeber neben der Bewerbung das Ergebnis eines Abgleichs mit der ausgeschriebenen Stelle angezeigt werden — Ergebnisband, erfüllte und nicht erfüllte Kriterien. Diese Angabe ist eine Hilfe bei der Sichtung und kein Ausschlusskriterium: Jede Bewerbung bleibt unabhängig vom Ergebnis vollständig sichtbar und gleich erreichbar, wird nicht nachrangig dargestellt und nicht automatisiert abgelehnt. Bewerbungen ohne Klinovo-Profil tragen kein Ergebnis; das Fehlen ist keine Bewertung und darf im Auswahlverfahren nicht als solche verwendet werden.

15. Keine Nutzung für allgemeines Modelltraining

Klinovo verwendet Kandidatenprofile, Lebensläufe und Vermittlungsunterlagen nicht zum Training allgemein verfügbarer KI-Modelle. Beauftragte KI-Dienstleister dürfen die übermittelten Inhalte nur zur Erbringung der beauftragten Funktion verarbeiten und nicht für eigene Trainings-, Werbe- oder Profilbildungszwecke nutzen, soweit dies vertraglich und technisch vorgesehen ist. An KI-Dienste werden nur die für die konkrete Aufgabe erforderlichen Daten übermittelt; direkte Identifikatoren werden entfernt, soweit sie für die Aufgabe nicht benötigt werden.

16. Öffentliche Stellen- und Kontaktdaten

Klinovo kann öffentlich zugängliche Stellenausschreibungen medizinischer Einrichtungen automatisiert oder manuell erfassen — aus den Karriereseiten der Einrichtungen und aus öffentlich zugänglichen Fachportalen für medizinische Stellenangebote —, um Marktbedarf zu erkennen, vorhandene Kandidatenprofile intern mit offenen Positionen abzugleichen und Arbeitgeber gezielt anzusprechen. Solche Fundstellen werden als Fremdanzeigen gekennzeichnet und nicht ohne Beauftragung als eigene Kundenanzeige veröffentlicht. Verarbeitet werden insbesondere Einrichtung, Abteilung, Position, Standort, Veröffentlichungsquelle und -datum sowie öffentlich angegebene berufliche Kontaktdaten.

Bei der automatisierten Erfassung werden die Vorgaben der jeweiligen Quelle zur maschinellen Nutzung beachtet. Erfasst werden ausschliesslich die zur Stelle veröffentlichten Angaben; Bewerber- oder Nutzungsdaten der Quelle werden nicht verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Geschäftsanbahnung, Marktbeobachtung und bedarfsgerechten Personalvermittlung. Betroffene können aus Gründen ihrer besonderen Situation widersprechen.

16a. Ansprache klinischer Fachkräfte aus öffentlichen beruflichen Quellen

Klinovo kann klinische Fachkräfte auf konkrete offene Stellen aufmerksam machen, auch wenn sie kein Konto bei Klinovo führen. Das betrifft den ärztlichen Dienst, die Pflege sowie die medizinischen Fachberufe (unter anderem operationstechnische und anästhesietechnische Assistenz, medizinische Technologie für Radiologie und medizinische Fachangestellte). Grundlage sind berufliche Angaben aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere beruflichen Netzwerken und fachlichen Verzeichnissen. Verarbeitet werden dabei Name, berufliche Rolle, Fachgebiet bzw. Einsatzbereich, Karrierestufe, Region, die Quelle der Angabe und der genutzte Kontaktweg.

Zweck ist die Vermittlung passender beruflicher Möglichkeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Personalvermittlung im klinischen Bereich und im Interesse der angesprochenen Person, von einer zu ihrem Profil passenden Stelle zu erfahren. Eine Ansprache erfolgt nur einzelfallbezogen und in begrenzter Häufigkeit; die Anzahl der Ansprachen je Person ist technisch begrenzt.

Die Ansprache enthält den Anlass, die Stelle, die zugrunde gelegten Angaben und einen Hinweis auf diese Datenschutzerklärung. Sie erfolgt ohne Konto und verlangt keine Registrierung. Eine Rückmeldung ist freiwillig; ohne Rückmeldung entsteht kein Profil.

Sie können der Ansprache jederzeit widersprechen — durch die entsprechende Angabe in der Ansprache selbst oder durch Nachricht an datenschutz@klinovo.de. Ein Widerspruch wird in einer Sperrliste festgehalten, die vor jeder weiteren Ansprache geprüft wird; hierfür werden die zur Wiedererkennung notwendigen Angaben aufbewahrt, und ausschliesslich zu diesem Zweck. Wir informieren nach Art. 14 DSGVO spätestens mit der ersten Ansprache.

17. Empfängerwechsel und eigenständige Verantwortlichkeit

Sobald ein Arbeitgeber nach Freigabe oder aufgrund einer Direktbewerbung personenbezogene Kandidatendaten erhält, verarbeitet er diese grundsätzlich in eigener Verantwortlichkeit für den Bewerbungs- und Auswahlprozess. Klinovo und der Arbeitgeber bestimmen dann nicht gemeinsam über sämtliche weiteren Zwecke und Mittel. Der Arbeitgeber informiert die betroffene Person über seine Verarbeitung, beschränkt interne Zugriffe, löscht Daten nach Zweckende und übermittelt sie nicht ohne Rechtsgrundlage an weitere Konzerngesellschaften oder externe Stellen. Soweit eine konkrete Funktion abweichend als Auftragsverarbeitung oder gemeinsame Verantwortlichkeit ausgestaltet ist, werden die gesetzlich erforderlichen Vereinbarungen geschlossen und die wesentlichen Inhalte zugänglich gemacht.

18. Datenschutz bei Support, Administration und Auswertung

Administrative Zugriffe auf Kandidatenprofile erfolgen nur rollenbasiert und anlassbezogen, insbesondere für Support, Qualitätssicherung, Missbrauchsabwehr, Freigaben und die Begleitung eines konkreten Vermittlungsprozesses. Sensible Zugriffe werden protokolliert. Interne Mitarbeitende werden auf Vertraulichkeit verpflichtet und erhalten nur die Berechtigungen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Profile werden nicht ohne dokumentierten Zweck durchsucht.

Darüber hinaus wertet Klinovo den eigenen Bestand statistisch aus, um Angebot und Nachfrage je Fachgebiet bzw. Einsatzbereich, Karrierestufe und Region zu verstehen und die Plattform darauf auszurichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Auswertungen erfolgen ausschliesslich in zusammengefasster Form ohne Namen; Zellen mit weniger als fünf Personen werden nicht mit einer genauen Zahl ausgegeben, damit aus einer kleinen Menge nicht auf eine einzelne Person geschlossen werden kann. Die Begrenzung ist technisch in der Datenbank umgesetzt und nicht nur in der Anzeige.

19. Minderjährige

Klinovo richtet sich an volljährige Berufstätige und Personen in medizinischer Ausbildung, die das 18. Lebensjahr vollendet haben. Konten minderjähriger Personen sind nicht vorgesehen. Erlangt Klinovo Kenntnis von einem ohne erforderliche Zustimmung eingerichteten Konto, wird dieses nach Prüfung gesperrt und gelöscht.

20. Kontakt zur Ausübung von Rechten

Anträge können an datenschutz@klinovo.de gerichtet werden. Zur Vermeidung unbefugter Auskünfte kann Klinovo zusätzliche Informationen zur Identitätsbestätigung verlangen. Anträge werden grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet; bei komplexen oder zahlreichen Anträgen kann die Frist im gesetzlich zulässigen Umfang verlängert werden. Offensichtlich unbegründete oder exzessive Anträge können nach Maßgabe der DSGVO abgelehnt oder mit einem angemessenen Entgelt belegt werden.

Auf Verlangen teilen wir Ihnen mit, welche Freigaben Sie wann und an welchen Arbeitgeber erteilt haben. Diese Auskunft ergibt sich unmittelbar aus dem Freigabeprotokoll nach 4.3.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Teil A – Kandidat:innen
2. § 1 Geltung und Leistungsgegenstand
3. § 2 Registrierung und Konto
4. § 3 Profil, Unterlagen und Pflichten
5. § 4 Matching und KI-Unterstützung
6. § 5 Anonymisierung und Kontaktfreigabe
7. § 5a Direktbewerbung
8. § 6 Kommunikation
9. § 7 Laufzeit, Kündigung und Sperrung
10. § 8 Verfügbarkeit und Änderungen
11. § 9 Haftung
12. § 10 Schlussbestimmungen
13. § 11 Verbraucherinformationen und Vertragstext
14. § 12 Digitale Inhalte, Aktualisierungen und Kompatibilität
15. § 13 Verhaltensregeln und faire Nutzung
16. Teil B – Arbeitgeber und Kliniken (B2B)
17. § 1 Geltung, Unternehmerstatus und Vertragsschluss
18. § 2 Leistungen
19. § 3 Arbeitgeberkonto und Berechtigungen
20. § 4 Stellenanzeigen und Mitwirkung
21. § 5 Kandidatendaten und Vertraulichkeit
22. § 6 Auswahlentscheidung und Prüfpflichten
23. § 7 Vergütung, Abrechnung und Zahlungsverzug
24. § 8 Vermittlungsschutz und Erfolgshonorar
25. § 9 Laufzeit und Kündigung
26. § 10 Änderungen, Verfügbarkeit und höhere Gewalt
27. § 11 Rechte an Inhalten und Feedback
28. § 12 Gewährleistung und Haftung
29. § 13 Vertraulichkeit
30. § 14 Datenschutz
31. § 15 Schlussbestimmungen
32. § 16 Pakete, Kontingente und Mehrverbrauch
33. § 17 Preise und Preisänderungen
34. § 18 Erfolgshonorar und Berechnungsgrundlage
35. § 19 Mehrfachvorstellung und Vorkenntnis
36. § 20 Absage, Einstellung und Statusmeldungen
37. § 21 Ersatzleistung und Rückerstattung
38. § 22 Compliance und Gleichbehandlung
39. § 23 Unterauftragnehmer und Leistungsänderungen
40. § 24 Audit und Nachweise

Fassung 3 · gültig ab 21.09.2026

Strukturhinweis. Teil A regelt die kostenlose Plattformnutzung durch Kandidat:innen. Teil B regelt ausschließlich Verträge mit Unternehmern, insbesondere Kliniken und medizinischen Einrichtungen. Preise und Vermittlungsschutz gehören in Teil B bzw. eine individuelle Leistungsbestätigung.

Anbieter. Stage One Personal GmbH, Subbelrather Str. 15A, 50823 Köln, Amtsgericht Köln HRB 114348, Geschäftsführer Vahid Nowzari, E-Mail info@klinovo.de („Klinovo").

Begriffsbestimmungen für beide Teile. „Plattform" bezeichnet die unter klinovo.de und zugehörigen Anwendungen bereitgestellten Funktionen. „Konto" ist der persönliche oder organisationsbezogene Zugang. „Stellenanzeige" bezeichnet eine vom Arbeitgeber eingestellte oder im Auftrag veröffentlichte Vakanz. „Fremdanzeige" ist eine aus öffentlicher Quelle erfasste Information, für die noch kein Veröffentlichungs- oder Vermittlungsauftrag des Arbeitgebers besteht. „Talentprofil" ist die aus Kandidatenangaben erzeugte Darstellung. „Match" bezeichnet die systemseitige Übereinstimmungseinschätzung. „Direktbewerbung" ist die von der bewerbenden Person selbst veranlasste Übermittlung ihrer Angaben und Unterlagen an einen ausschreibenden Arbeitgeber. „Vorstellung" liegt erst vor, wenn Klinovo identifizierende Kandidateninformationen mit Freigabe an einen Arbeitgeber übermittelt oder einen direkten Kontakt herstellt. „Leistungsbestätigung" ist die im Arbeitgeberkonto erzeugte Bestellbestätigung nebst zugehöriger Rechnung; bei individuell verhandelten Verträgen die gesonderte schriftliche Bestätigung. Paket, Laufzeit, Platzierung, Kontingent und Preis ergeben sich aus ihr; die jeweils gültigen Paketpreise, Laufzeiten und Kontingente sind unter klinovo.de/preise ausgewiesen. „Textform" umfasst insbesondere E-Mail und im Konto abgegebene, dauerhaft dokumentierte Erklärungen.

Teil A – Kandidat:innen

§ 1 Geltung und Leistungsgegenstand

(1) Diese Bedingungen gelten für die Registrierung und Nutzung von Klinovo durch natürliche Personen, die berufliche Möglichkeiten suchen („Kandidat:innen").

(2) Klinovo ermöglicht die Erstellung eines Profils, das Hochladen von Unterlagen, den Erhalt von Match-Vorschlägen, die Steuerung von Sichtbarkeit und Freigaben, die Begleitung von Kontakt- und Vermittlungsprozessen sowie die Möglichkeit, sich auf eine veröffentlichte Stellenanzeige direkt zu bewerben.

(3) Die Nutzung ist für Kandidat:innen unentgeltlich, sofern nicht vor Inanspruchnahme einer Zusatzleistung ausdrücklich etwas anderes vereinbart wird.

(4) Klinovo schuldet weder eine bestimmte Anzahl von Matches noch Vorstellungsgespräche, eine Einstellung oder die Richtigkeit einer Arbeitgeberentscheidung.

§ 2 Registrierung und Konto

(1) Die bei der Registrierung verlangten Angaben müssen wahr, aktuell und vollständig sein. Zugangsdaten sind geheim zu halten.

(2) Das Konto ist persönlich und nicht übertragbar. Mehrfachkonten, automatisierte Zugriffe ohne Freigabe und missbräuchliche Nutzung sind unzulässig.

(3) Klinovo darf angemessene Nachweise zur Identität und beruflichen Qualifikation verlangen. Eine Kennzeichnung als „verifiziert" bezieht sich nur auf die konkret geprüften Angaben und ist keine umfassende Eignungszusage.

§ 3 Profil, Unterlagen und Pflichten

(1) Kandidat:innen sichern zu, zur Nutzung der hochgeladenen Unterlagen berechtigt zu sein und keine Rechte Dritter zu verletzen. Patientendaten, fremde vertrauliche Informationen und nicht erforderliche besondere personenbezogene Daten dürfen nicht eingestellt werden.

(2) Berufs-, Zulassungs-, Aufenthalts- und Qualifikationsangaben sind aktuell zu halten.

(3) Klinovo darf Inhalte technisch verarbeiten, strukturieren, formatieren, übersetzen und – nach Maßgabe der Freigaben – anonymisiert darstellen, soweit dies für die angebotenen Leistungen erforderlich ist.

§ 4 Matching und KI-Unterstützung

(1) Match-Ergebnisse beruhen auf den vorhandenen Profil- und Stellendaten, einem Regelwerk und gegebenenfalls KI-gestützter Verarbeitung. Sie sind unverbindliche Orientierungshilfen und werden als Ergebnisband mit erfüllten und nicht erfüllten Kriterien ausgewiesen.

(2) Klinovo kann unvollständige oder widersprüchliche Ergebnisse korrigieren, zurückhalten oder einer manuellen Prüfung zuführen.

(3) Kandidat:innen entscheiden selbst über Bewerbungen, Kontaktfreigaben und Arbeitsverträge. Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.

(4) Das Umgehen von Sichtbarkeits-, Freigabe- oder Schutzmechanismen ist unzulässig.

§ 5 Anonymisierung und Kontaktfreigabe

(1) Soweit die Funktion aktiviert ist, dürfen Arbeitgeber zunächst nur ein anonymisiertes Profil sehen. Trotz sorgfältiger Bearbeitung kann bei außergewöhnlichen Werdegängen eine mittelbare Wiedererkennbarkeit nicht vollständig ausgeschlossen werden.

(2) Die Offenlegung von Klarnamen, Kontaktdaten oder Originalunterlagen an einen Arbeitgeber erfolgt erst nach einer konkreten, dokumentierten Freigabe, soweit keine andere ausdrückliche Beauftragung vereinbart ist.

(3) Eine Freigabe gilt nur für den angezeigten Arbeitgeber, die Stelle bzw. den bezeichneten Vermittlungszweck. Reichweite und Folgen werden vor Abgabe angezeigt.

(4) Ein Widerruf oder eine Rücknahme wirkt für die Zukunft. Bereits rechtmäßig übermittelte Daten können beim Empfänger gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Verteidigungsinteressen unterliegen.

§ 5a Direktbewerbung

(1) Kandidat:innen können sich auf eine veröffentlichte Stellenanzeige direkt bewerben. Die Bewerbung wird dem ausschreibenden Arbeitgeber mit den von der bewerbenden Person übermittelten Angaben und Unterlagen zugänglich gemacht.

(2) Mit dem Absenden erklärt die bewerbende Person die Übermittlung an diesen Arbeitgeber zu diesem Zweck. Eine Anonymisierung findet in diesem Fall nicht statt; § 5 gilt insoweit nicht.

(3) Klinovo schuldet keine Antwort des Arbeitgebers und keine Berücksichtigung der Bewerbung.

(4) Die Bewerbung steht dem Arbeitgeber unmittelbar nach dem Absenden zur Verfügung; ein Widerruf der Übermittlung ist danach nicht mehr möglich. Die bewerbende Person kann jederzeit die Löschung der bei Klinovo gespeicherten Kopie verlangen; für die dem Arbeitgeber vorliegenden Unterlagen richten sich Löschung und Auskunft gegen diesen als eigenen Verantwortlichen.

(5) Eine Direktbewerbung ist nur bei Anzeigen möglich, für die ein Veröffentlichungsauftrag des Arbeitgebers besteht.

§ 6 Kommunikation

(1) Vertrags- und sicherheitsrelevante Nachrichten darf Klinovo an die hinterlegte E-Mail-Adresse senden.

(2) Marketing, Job-Alerts oder sonstige werbliche Nachrichten werden nur auf gesetzlicher Grundlage versendet und können jederzeit abbestellt werden.

(3) Kandidat:innen stellen die Erreichbarkeit ihrer E-Mail-Adresse sicher.

§ 7 Laufzeit, Kündigung und Sperrung

(1) Der Nutzungsvertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann jederzeit im Konto oder in Textform gekündigt werden.

(2) Klinovo kann mit einer Frist von 30 Tagen ordentlich kündigen. Das Recht zur sofortigen Sperrung oder Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt, insbesondere bei Täuschung, Rechtsverletzungen, Sicherheitsrisiken oder erheblichem Missbrauch.

(3) Vor einer dauerhaften Sperrung wird grundsätzlich Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben, soweit dem keine Sicherheits-, Rechts- oder Beweissicherungsinteressen entgegenstehen.

(4) Daten werden nach Maßgabe der Datenschutzerklärung gelöscht oder gesperrt.

§ 8 Verfügbarkeit und Änderungen

(1) Klinovo bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit, schuldet jedoch keine unterbrechungsfreie Nutzung. Wartung, Sicherheit und Umstände außerhalb des Einflussbereichs können Funktionen einschränken.

(2) Klinovo darf Funktionen weiterentwickeln, wenn der Vertragszweck erhalten bleibt und die Änderung zumutbar ist. Über wesentliche nachteilige Änderungen wird rechtzeitig informiert.

(3) Gesetzlich erforderliche Änderungen können mit kürzerer Frist erfolgen.

§ 9 Haftung

(1) Klinovo haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(3) Klinovo haftet nicht für Auswahl-, Beschäftigungs- oder Vertragsentscheidungen von Arbeitgebern und nicht für Angaben Dritter, soweit Klinovo keine eigene Pflichtverletzung trifft. Zwingende Verbraucherrechte bleiben unberührt.

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Bei Verbraucher:innen gilt diese Rechtswahl nur, soweit zwingender Schutz des Staates des gewöhnlichen Aufenthalts nicht entzogen wird.

(2) Für Verbraucher:innen gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

(3) Änderungen dieser AGB werden nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen Bestandteil des Vertrags.

(4) Unwirksame Bestimmungen werden durch die gesetzlichen Vorschriften ersetzt; die Wirksamkeit im Übrigen bleibt unberührt.

§ 11 Verbraucherinformationen und Vertragstext

(1) Die wesentlichen Merkmale der unentgeltlichen digitalen Dienstleistung ergeben sich aus der Funktionsbeschreibung im Registrierungsprozess.

(2) Der Vertragsschluss erfolgt in deutscher Sprache. Der AGB-Text wird in der bei Vertragsschluss geltenden Fassung gespeichert und ist im Konto abrufbar oder wird auf einem dauerhaften Datenträger bereitgestellt. Eingabefehler können vor Absenden der Registrierung über die vorgesehenen Bearbeitungsfunktionen korrigiert werden.

(3) Soweit zwingendes Verbraucherrecht ein Widerrufsrecht vorsieht, erhält die Kandidatin oder der Kandidat vor Vertragsschluss eine gesonderte Widerrufsbelehrung nebst Muster-Widerrufsformular. Ein vorzeitiger Leistungsbeginn erfolgt nur unter den gesetzlich erforderlichen Voraussetzungen.

(4) Klinovo ist weder bereit noch verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

§ 12 Digitale Inhalte, Aktualisierungen und Kompatibilität

(1) Klinovo stellt während der Vertragsdauer solche Aktualisierungen bereit, die für die Aufrechterhaltung der Vertragsmäßigkeit und Sicherheit erforderlich sind. Kandidat:innen installieren erforderliche clientseitige Aktualisierungen innerhalb angemessener Frist, soweit ihnen dies möglich und zumutbar ist.

(2) Die wesentlichen technischen Voraussetzungen ergeben sich aus der jeweils aktuellen Produktbeschreibung. Klinovo unterstützt aktuelle Versionen marktüblicher Browser. Für veraltete, veränderte oder nicht unterstützte Systeme wird keine uneingeschränkte Funktionsfähigkeit geschuldet.

(3) Gesetzliche Rechte bei Mängeln digitaler Produkte bleiben unberührt.

§ 13 Verhaltensregeln und faire Nutzung

Unzulässig sind insbesondere falsche Identitäten, manipulierte Qualifikationsnachweise, das Hochladen schädlicher Dateien, das Auslesen fremder Profile, die Umgehung von Kontaktfreigaben, diskriminierende oder beleidigende Kommunikation, die Nutzung zu Werbung oder Datenhandel sowie jeder Versuch, Sicherheits-, Matching- oder Sperrmechanismen zu analysieren oder zu umgehen. Klinovo kann Inhalte sichern, sperren oder entfernen und erforderlichenfalls betroffene Arbeitgeber oder Behörden informieren, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

Teil B – Arbeitgeber und Kliniken (B2B)

§ 1 Geltung, Unternehmerstatus und Vertragsschluss

(1) Dieser Teil gilt ausschließlich gegenüber Unternehmern, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen („Arbeitgeber").

(2) Ein Vertrag entsteht durch Annahme eines Angebots, einer Bestellung im Arbeitgeberkonto oder einer schriftlichen Leistungsbestätigung durch Klinovo. Individuelle Vereinbarungen und die jeweilige Leistungsbestätigung gehen diesen AGB vor.

(3) Einkaufsbedingungen des Arbeitgebers gelten nur, wenn Klinovo ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.

§ 2 Leistungen

(1) Je nach Paket umfasst die Leistung die Veröffentlichung eigener Stellenanzeigen, Zugang zu anonymisierten Talentprofilen, Match-Vorschläge, Kontaktanfragen, den Eingang von Direktbewerbungen auf die eigenen Anzeigen, Vermittlungsunterstützung, Reporting und/oder individuelle Suche.

(2) Umfang, Nutzerzahl, Laufzeit, Kontingente, Reaktionszeiten, Preise und etwaige Erfolgshonorare ergeben sich aus der Leistungsbestätigung.

(3) Klinovo schuldet eine Tätigkeit, nicht die Besetzung einer Stelle oder den Abschluss eines Arbeitsvertrags, sofern kein ausdrücklich anders beschriebener Erfolgstatbestand vereinbart ist.

(4) Fremdanzeigen aus öffentlich zugänglichen Quellen begründen keinen Vermittlungsauftrag und werden Arbeitgebern nicht ohne Rechtsgrund als eigene Anzeige zugerechnet.

(5) Jede veröffentlichte Stellenanzeige enthält die von Klinovo vorgesehenen Pflichtangaben, insbesondere zum Vergütungsrahmen. Diese Angaben sind nicht rabattierbar und nicht abwählbar.

§ 3 Arbeitgeberkonto und Berechtigungen

(1) Der Arbeitgeber benennt autorisierte Nutzer:innen und hält deren Berechtigungen aktuell. Er haftet für Handlungen unter seinen Konten, soweit er diese zu vertreten hat.

(2) Zugänge dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Exporte, Scraping, Umgehung technischer Beschränkungen und Aufbau eigener Kandidatendatenbanken außerhalb des vereinbarten Zwecks sind untersagt.

(3) Klinovo darf die Berechtigung und Arbeitgeberidentität verifizieren. Bis zur Verifizierung werden keine Kandidatendaten angezeigt.

§ 4 Stellenanzeigen und Mitwirkung

(1) Der Arbeitgeber liefert vollständige, rechtmäßige und diskriminierungsfreie Stellenangaben einschließlich Funktion, Anforderungen, Standort, Arbeitsmodell und – soweit vereinbart – Vergütungsrahmen.

(2) Der Arbeitgeber hält Anzeigen aktuell und meldet Besetzung, Pausierung oder wesentliche Änderungen unverzüglich.

(3) Der Arbeitgeber stellt sicher, dass Inhalte keine Rechte Dritter verletzen und den berufs-, arbeits- und wettbewerbsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Klinovo darf rechtswidrige, irreführende oder unvollständige Inhalte zurückweisen oder sperren.

§ 5 Kandidatendaten und Vertraulichkeit

(1) Anonymisierte und personenbezogene Kandidatendaten dürfen ausschließlich für die konkrete Personalbesetzung und nur autorisierten Personen zugänglich gemacht werden. Re-Identifizierungsversuche, private Kontaktaufnahme vor Freigabe, Weitergabe innerhalb eines Konzerns außerhalb des vereinbarten Empfängerkreises sowie Nutzung für Werbung oder Talentpools sind untersagt.

(2) Nach negativer Entscheidung oder Zweckende sind Unterlagen nach den gesetzlichen Vorgaben zu löschen, sofern keine Einwilligung oder andere Rechtsgrundlage für eine längere Speicherung besteht.

(3) Der Arbeitgeber erfüllt ab Erhalt personenbezogener Daten seine eigenen Informations-, Sicherheits- und Betroffenenpflichten als Verantwortlicher.

(4) Sicherheitsvorfälle und unberechtigte Zugriffe sind Klinovo unverzüglich mitzuteilen. (5) Direktbewerbungen sind Bewerbungen im Sinne des allgemeinen Bewerbungsrechts. Der Arbeitgeber behandelt sie unabhängig von einem angezeigten Match-Ergebnis, verwendet dieses nicht als alleinigen Ablehnungsgrund und benachteiligt Bewerbungen ohne Match-Ergebnis nicht.

§ 6 Auswahlentscheidung und Prüfpflichten

(1) Match-Ergebnisse und Einschätzungen sind Entscheidungshilfen. Der Arbeitgeber trifft Auswahl und Einstellung eigenverantwortlich und diskriminierungsfrei.

(2) Er prüft Qualifikationen, Berufszulassung (z. B. Approbation, Berufserlaubnis oder Anerkennung eines ausländischen Abschlusses), Facharztanerkennung bzw. Fachweiterbildung, Referenzen, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis sowie sonstige Einsatzvoraussetzungen selbst, sofern nicht ausdrücklich eine konkrete Prüfung durch Klinovo beauftragt wurde.

(3) Medizinische Eignung, Compliance- oder Background-Prüfungen werden nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart und rechtlich zulässig sind.

§ 7 Vergütung, Abrechnung und Zahlungsverzug

(1) Preise ergeben sich aus der Leistungsbestätigung und verstehen sich netto. Bei Arbeitgebern mit Sitz in Deutschland wird die gesetzliche Umsatzsteuer hinzugerechnet. Bei Arbeitgebern mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat und gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über (Reverse Charge). Leistungen an Arbeitgeber mit Sitz in der Schweiz sind in Deutschland nicht steuerbar; eine etwaige Bezugsteuer obliegt dem Leistungsempfänger.

(2) Einmalige Entgelte für Stellenanzeigen und Kontingente werden mit der Bestellung in Rechnung gestellt. Wiederkehrende Entgelte werden monatlich im Voraus fällig; nutzungs- oder erfolgsabhängige Entgelte mit Eintritt des vereinbarten Tatbestands. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug zahlbar.

(3) Der Arbeitgeber prüft Rechnungen und meldet nachvollziehbare Einwände binnen 14 Tagen; gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

(4) Bei Verzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen und die gesetzliche Verzugspauschale. Klinovo darf Leistungen nach angemessener Ankündigung sperren, wenn fällige unbestrittene Forderungen trotz Mahnung nicht beglichen werden. Bereits veröffentlichte Anzeigen bleiben hiervon unberührt; die Sperre betrifft Neubestellungen.

(5) Wird ein Rabatt gewährt, wird er als eigene Position ausgewiesen.

§ 8 Vermittlungsschutz und Erfolgshonorar

(1) Bei den unter klinovo.de/preise ausgewiesenen Paketen entstehen kein Erfolgshonorar und kein Vermittlungsschutz — unabhängig davon, ob eine Einstellung über einen Match oder eine Direktbewerbung zustande kommt.

(2) Erfolgsbezogene Modelle bedürfen einer gesonderten, ausdrücklichen Vereinbarung in der Leistungsbestätigung. Erst diese regelt Voraussetzungen, Fristen, Vorkenntnis, Berechnungsgrundlage und Höhe. Eine Direktbewerbung, die die bewerbende Person selbst veranlasst hat, ist in keinem Fall eine Vorstellung im Sinne einer solchen Vereinbarung.

§ 9 Laufzeit und Kündigung

(1) Laufzeit und ordentliche Kündigung ergeben sich aus der Leistungsbestätigung. Fehlt eine Regelung, läuft der Vertrag monatlich und ist mit 30 Tagen zum Monatsende kündbar.

(2) Eine automatische Verlängerung erfolgt nur in der transparent vereinbarten Form. Klinovo erinnert 30 Tage vor Ablauf an eine anstehende Verlängerung, soweit im Angebot vorgesehen.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt. Bereits entstandene Vergütungs- und Vermittlungsschutzansprüche bleiben bestehen.

§ 10 Änderungen, Verfügbarkeit und höhere Gewalt

(1) Klinovo darf die Plattform technisch weiterentwickeln. Wesentliche vereinbarte Kernleistungen werden nicht ohne sachlichen Grund entzogen.

(2) Wartung, Sicherheitsmaßnahmen, Störungen bei Telekommunikation oder Unterauftragnehmern und Ereignisse höherer Gewalt können die Nutzung zeitweise beeinträchtigen.

(3) Für planbare Wartung informiert Klinovo nach Möglichkeit vorab. Service Levels gelten nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart sind.

§ 11 Rechte an Inhalten und Feedback

(1) Der Arbeitgeber räumt Klinovo für Vertragszwecke ein einfaches, räumlich erforderliches und zeitlich auf die Vertragsdauer beschränktes Recht ein, Stellen- und Markeninhalte zu hosten, darzustellen und technisch anzupassen.

(2) Kandidatenprofile, Matchlogik, Software, Texte und Datenbankstrukturen bleiben im Rahmen der gesetzlichen Rechte Klinovo bzw. den jeweiligen Berechtigten vorbehalten.

(3) Feedback darf Klinovo unentgeltlich zur Verbesserung verwenden, soweit es keine vertraulichen Informationen oder personenbezogenen Daten enthält.

§ 12 Gewährleistung und Haftung

(1) Klinovo haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach zwingendem Produkthaftungsrecht und im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Arbeitgeber regelmäßig vertrauen darf.

(3) Bei Datenverlust infolge leichter Fahrlässigkeit ist die Haftung auf den Wiederherstellungsaufwand begrenzt, der bei ordnungsgemäßer und dem Risiko angemessener Datensicherung durch den Arbeitgeber angefallen wäre.

(4) Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Sach- und Vermögensschäden je Vertragsjahr insgesamt auf die in den vorangegangenen zwölf Monaten gezahlten Nettoentgelte, mindestens jedoch EUR 25.000, begrenzt. Die Begrenzung gilt nicht für Ansprüche nach Absatz 1.

(5) Die Beschränkungen gelten entsprechend zugunsten von Organen, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen von Klinovo.

§ 13 Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln nicht öffentliche geschäftliche, technische und personenbezogene Informationen vertraulich, nutzen sie nur für den Vertrag und geben sie nur an erforderliche, entsprechend verpflichtete Personen weiter. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt. Die Pflicht gilt für 3 Jahre, für Geschäftsgeheimnisse und Kandidatendaten solange deren Schutzbedürftigkeit besteht.

§ 14 Datenschutz

(1) Die Parteien verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich jeweils in eigener Verantwortlichkeit.

(2) Soweit Klinovo ausnahmsweise Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Arbeitgebers verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

(3) Eine gemeinsame Verantwortlichkeit wird, sofern sie bei einer konkreten Funktion vorliegt, in einer Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO transparent geregelt.

(4) Keine Partei darf Daten zu eigenen, mit dem Vermittlungszweck unvereinbaren Zwecken weiterverwenden.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für Kaufleute und juristische Personen des öffentlichen Rechts ist Köln; Klinovo darf auch am Sitz des Arbeitgebers klagen.

(3) Aufrechnung und Zurückbehaltung sind nur mit unbestrittenen, rechtskräftig festgestellten oder aus demselben Vertragsverhältnis stammenden Ansprüchen zulässig.

(4) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform, soweit nicht eine strengere gesetzliche Form gilt. Individuelle Abreden bleiben vorrangig.

(5) Die Unwirksamkeit einzelner Regelungen lässt den Vertrag im Übrigen unberührt; an ihre Stelle treten die gesetzlichen Vorschriften.

§ 16 Pakete, Kontingente und Mehrverbrauch

(1) Nutzungsrechte, Zahl der Stellenanzeigen, Kontaktanfragen, Nutzerplätze, Standorte und sonstige Kontingente richten sich nach dem gebuchten Paket. Kontingente sind bis zu dem bei der Buchung angezeigten Ablaufdatum einlösbar. Wird eine Anzeige vor Ablauf ihrer Laufzeit freigegeben, kann der Platz einmalig mit einer anderen Position für die verbleibende Laufzeit dieser Anzeige belegt werden; eine neue Laufzeit beginnt dadurch nicht. Bei Einzelbuchungen endet die Laufzeit mit der Freigabe.

(2) Ein Mehrverbrauch ist nur kostenpflichtig, wenn Preis und Auslösung vorab transparent vereinbart wurden. Klinovo darf bei ausgeschöpftem Kontingent die betroffene Funktion bis zur Erweiterung sperren.

(3) Der Arbeitgeber darf Kontingente nicht auf rechtlich selbständige Dritte übertragen oder gemeinsam mit nicht erfassten Konzerngesellschaften nutzen. Verbundlizenzen müssen ausdrücklich vereinbart werden.

§ 17 Preise und Preisänderungen

(1) Vereinbarte Preise bleiben während einer festen Mindestlaufzeit unverändert, soweit nicht Steuern oder zwingende Abgaben angepasst werden.

(2) Bei Verträgen auf unbestimmte Zeit darf Klinovo Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen ändern, wenn sich nach Vertragsschluss Kosten für Hosting, externe Software, Personal, Sicherheit, Compliance oder Leistungsumfang ändern. Die Erhöhung muss sachlich gerechtfertigt und angemessen sein.

(3) Bei einer Erhöhung von mehr als 5 % innerhalb von zwölf Monaten kann der Arbeitgeber zum Wirksamwerden der Änderung kündigen. Auf das Kündigungsrecht wird in der Mitteilung hingewiesen. Preisänderungen gelten nicht rückwirkend.

§ 18 Erfolgshonorar und Berechnungsgrundlage

Gilt nur, wenn ein Erfolgshonorar nach § 8 Abs. 2 ausdrücklich vereinbart ist; die Regelungen ergeben sich dann aus der Leistungsbestätigung.

§ 19 Mehrfachvorstellung und Vorkenntnis

Gilt nur, wenn ein Erfolgshonorar nach § 8 Abs. 2 ausdrücklich vereinbart ist; die Regelungen ergeben sich dann aus der Leistungsbestätigung.

§ 20 Absage, Einstellung und Statusmeldungen

(1) Der Arbeitgeber bearbeitet Kontaktanfragen, Direktbewerbungen und Kandidatenvorstellungen ohne unangemessene Verzögerung und teilt Interview-, Absage-, Angebots- und Einstellungsstatus über die Plattform oder in Textform mit.

(2) Absagegründe sind sachlich und diskriminierungsfrei zu dokumentieren. Klinovo kann aggregierte, nicht personenbezogene Prozessdaten zur Qualitäts- und Produktverbesserung verwenden.

(3) Kommt ein Vertrag zustande, meldet der Arbeitgeber dies unverzüglich, spätestens binnen fünf Werktagen, auch wenn der Vertrag über eine verbundene Gesellschaft, eine andere Position oder eine andere Vertragsart geschlossen wird.

§ 21 Ersatzleistung und Rückerstattung

Eine Ersatzsuche oder Rückerstattung wird nur geschuldet, wenn die Leistungsbestätigung sie ausdrücklich vorsieht; Umfang, Voraussetzungen und Ausschlüsse ergeben sich ausschliesslich aus ihr. Bleibt eine Stellenanzeige während ihrer Laufzeit ohne Match, verlängert Klinovo die Schaltung einmalig kostenfrei um denselben Zeitraum; eine Erstattung erfolgt nicht.

§ 22 Compliance und Gleichbehandlung

(1) Der Arbeitgeber beachtet insbesondere das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, arbeitsrechtliche, berufsrechtliche, aufenthaltsrechtliche und datenschutzrechtliche Vorgaben. Suchkriterien dürfen nicht auf geschützte Merkmale gestützt werden, soweit keine gesetzlich zulässige berufliche Anforderung vorliegt.

(2) Unzulässige Anforderungen werden von Klinovo nicht umgesetzt. Klinovo darf auffällige Auswahlmuster oder missbräuchliche Anfragen untersuchen und den Zugang bis zur Klärung einschränken.

(3) Beide Parteien unterlassen Korruption, unzulässige Vorteile und sonstige rechtswidrige Einflussnahme im Vermittlungsprozess.

§ 23 Unterauftragnehmer und Leistungsänderungen

(1) Klinovo darf zur Leistungserbringung qualifizierte Unterauftragnehmer einsetzen. Die Verantwortung für die vertragsgemäße Leistung bleibt unberührt.

(2) Ein Austausch technischer Unterauftragnehmer ist zulässig, wenn Datenschutz, Sicherheit und Leistungsniveau nicht wesentlich verschlechtert werden.

(3) Wesentliche Änderungen, die den vereinbarten Vertragszweck beeinträchtigen, werden mit angemessener Frist angekündigt. Dem Arbeitgeber steht bei einer erheblichen nachteiligen Änderung ein Kündigungsrecht zum Änderungszeitpunkt zu.

§ 24 Audit und Nachweise

(1) Klinovo stellt auf angemessene Anfrage Informationen zu den vereinbarten Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zur Verfügung, soweit dadurch keine Geschäftsgeheimnisse, Sicherheitsinteressen oder Rechte Dritter verletzt werden.

(2) Audits vor Ort bedürfen eines konkreten Anlasses, angemessener Vorankündigung und Abstimmung; sie dürfen den Betrieb nicht unverhältnismäßig beeinträchtigen. Kosten trägt der Arbeitgeber, sofern das Audit keinen wesentlichen Verstoß von Klinovo ergibt.

(3) Gesetzliche Prüf- und Auskunftsrechte bleiben unberührt.

Ergänzende Datenschutz- und Verfahrensregelungen

Fassung 2 · gültig ab 06.09.2026

1. 4.1 Rollenmodell innerhalb der Unternehmensgruppe
2. 4.2 Trennung von Anonym-, Identitäts- und Dokumentendaten
3. 4.3 Freigabekette
4. 4.4 Lösch- und Aufbewahrungsmatrix
5. 4.5 Technische und organisatorische Maßnahmen
6. 4.6 Verfahren bei Datenschutzverletzungen
7. 4.7 Widerspruchs-, Sperrlisten- und Konfliktverfahren
8. 4.8 Qualitätssicherung der Anonymisierung
9. 4.9 Human Oversight beim Matching
10. 4.10 Dokumentenhierarchie

4.1 Rollenmodell innerhalb der Unternehmensgruppe

Anbieterin und datenschutzrechtlich Verantwortliche für Klinovo ist die Stage One Personal GmbH. Soweit die Optimyze Consulting GmbH oder die Marke Optimyze Medical einen eigenständigen Vermittlungsauftrag übernimmt und hierbei Zwecke und Mittel der Verarbeitung selbst bestimmt, erfolgt die Verarbeitung in getrennter Verantwortlichkeit. Die betroffene Person wird vor dem Übergang über die Identität des weiteren Verantwortlichen, den Zweck, die Rechtsgrundlage und die Empfänger informiert. Reine Unterstützungsleistungen innerhalb der Gruppe erfolgen nur auf einer dokumentierten datenschutzrechtlichen Grundlage und innerhalb rollenbasierter Berechtigungen.

4.2 Trennung von Anonym-, Identitäts- und Dokumentendaten

Das Berechtigungskonzept unterscheidet mindestens zwischen anonymisierten Talentdaten, direkten Identitäts- und Kontaktdaten sowie Originaldokumenten. Arbeitgeberzugänge erhalten vor einer Freigabe ausschließlich Zugriff auf die freigegebene anonyme Ansicht. Die technische Verknüpfung zu Klardaten bleibt für Arbeitgeber verborgen. Interne Zugriffe auf Klardaten und Dokumente werden auf Aufgabenrollen begrenzt und bei sensitiven Vorgängen protokolliert.

4.3 Freigabekette

1. Ein Profil wird aus den Kandidatenangaben erzeugt und vor externer Sichtbarkeit auf direkte und mittelbare Identifikatoren geprüft.
2. Die Kandidatin oder der Kandidat bestimmt Sichtbarkeitsraum, Regionen, Arbeitgebertypen und ausgeschlossene Einrichtungen.
3. Ein Arbeitgeber stellt zu einem konkreten Profil und einer konkreten Position eine Kontaktanfrage.
4. Klinovo zeigt Identität des Arbeitgebers, Position, beabsichtigte Empfänger und freizugebende Datenarten an.
5. Erst nach dokumentierter Freigabe werden die ausgewählten Klardaten oder Dokumente übermittelt oder ein direkter Kontakt hergestellt.
6. Jede Übermittlung wird mit Zeitpunkt, Empfänger, Zweck, Datenumfang und zugrunde liegender Textversion protokolliert.

Die Direktbewerbung ist ein eigener, von der bewerbenden Person selbst ausgelöster Weg; die Schritte 3 bis 5 entfallen dort, weil die Bewerbung selbst die Übermittlung veranlasst. Schritt 6 gilt unverändert — auch eine Direktbewerbung wird mit Zeitpunkt, Empfänger und Datenumfang protokolliert.

4.4 Lösch- und Aufbewahrungsmatrix

4.5 Technische und organisatorische Maßnahmen

• Verschlüsselte Übertragung, sichere Passwortspeicherung und Mehrfaktoroptionen für privilegierte Konten;
• Rollen- und Mandantentrennung, Least-Privilege-Prinzip und regelmäßige Berechtigungsüberprüfung;
• Protokollierung administrativer und sensitiver Zugriffe sowie Überwachung auffälliger Ereignisse;
• Einsatz synthetischer oder wirksam anonymisierter Daten für Test, Vorführung und Entwicklung; solche Daten sind als solche gekennzeichnet und von echten Personendaten unterscheidbar. Echte Kandidatendaten werden nicht für Vorführungszwecke verwendet;
• Versionierte Sicherungen, Wiederherstellungstests und dokumentierte Notfallverfahren;
• Schwachstellenmanagement, Sicherheitsupdates, Lieferantenprüfung und vertragliche Vertraulichkeit;
• Datenminimierung bei KI-Anfragen und vertraglicher Ausschluss eigener Modelltrainings durch Dienstleister;
• Verfahren zur Erkennung, Bewertung, Meldung und Dokumentation von Datenschutzverletzungen.

4.6 Verfahren bei Datenschutzverletzungen

Sicherheitsereignisse werden unverzüglich erfasst, eingedämmt und nach Art, Umfang, betroffenen Daten, Personen, Folgen und Maßnahmen bewertet. Ist voraussichtlich ein Risiko für Rechte und Freiheiten natürlicher Personen gegeben, erfolgt die Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde grundsätzlich binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden. Bei voraussichtlich hohem Risiko werden betroffene Personen unverzüglich in klarer Sprache informiert, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Arbeitgeber unterstützen Klinovo bei Ereignissen, die auf ihren Konten oder Systemen beruhen.

4.7 Widerspruchs-, Sperrlisten- und Konfliktverfahren

Kandidat:innen können Arbeitgeber dauerhaft ausschließen. Gesperrte Einrichtungen werden vor Darstellung und Kontaktfreigabe regelbasiert herausgefiltert; die konkrete Sperre wird dem Arbeitgeber nicht angezeigt. Dasselbe gilt für Personen ohne Konto: Ein Widerspruch gegen die Ansprache nach §16a wird dauerhaft festgehalten und vor jeder Ansprache regelbasiert geprüft. Bei einem behaupteten Fehlmatch, unberechtigten Zugriff oder einer ungewollten Offenlegung wird der Vorgang gesichert, der Zugriff erforderlichenfalls vorläufig gesperrt und durch eine zuständige Person überprüft. Das Ergebnis und veranlasste Maßnahmen werden dokumentiert.

4.8 Qualitätssicherung der Anonymisierung

Vor einer externen Darstellung werden insbesondere Name, Kontaktdaten, Foto, Geburtsdatum, genaue Anschrift, konkrete Arbeitgeber- und Ausbildungsstätten, eindeutige Veröffentlichungen sowie unnötig genaue Orts- und Zeitangaben entfernt oder verallgemeinert. Bei seltenen Fachrichtungen, ungewöhnlichen Karriereverläufen oder kleinen Regionen wird die Kombination verbleibender Merkmale zusätzlich bewertet. Kann eine hinreichende Risikoreduktion nicht erreicht werden, wird das Profil nicht ohne individuelle Freigabe angezeigt.

Diese Regelungen gelten nicht für die Direktbewerbung: Dort tritt die bewerbende Person bewusst unter ihrem Namen auf.

4.9 Human Oversight beim Matching

Die fachliche und vertragliche Entscheidung bleibt bei Menschen. Klinovo stellt Mitarbeitenden und Arbeitgebern Informationen zur Bedeutung eines Match-Ergebnisses, zu erfüllten und offenen Kriterien sowie zu erkennbaren Datenlücken bereit. Nutzer:innen dürfen ein Match nicht ungeprüft als Ausschlussgrund verwenden. Kritische Ergebnisse, widersprüchliche Daten, ungewöhnliche Muster und Beschwerden werden einer manuellen Kontrolle zugeführt. Änderungen am Regelwerk und an produktiven Prompts werden versioniert, getestet und freigegeben.

Kandidat:innen können eine Überprüfung über die Kontaktfunktion im Konto oder unter datenschutz@klinovo.de verlangen. Die Überprüfung erfolgt durch eine Person, die an der ursprünglichen Bewertung nicht beteiligt war, und wird mit Ergebnis dokumentiert.

4.10 Dokumentenhierarchie

Für Kandidat:innen gelten in absteigender Reihenfolge individuelle Vereinbarungen, ausdrücklich bestätigte Freigaben, Teil A der AGB und die jeweilige Funktionsbeschreibung. Für Arbeitgeber gelten individuelle Leistungsbestätigung, ausdrücklich vereinbarte Zusatzmodule, Teil B der AGB und die Produktbeschreibung. Die Datenschutzerklärung beschreibt die Datenverarbeitung und ersetzt keine vertragliche Leistungsvereinbarung. Einwilligungen gelten nur für den jeweils bezeichneten optionalen Zweck.